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電子メールは、現在人々が書面によるコミュニケーションを送信する主要な方法の1つであり、それが変わることはまずありません。 簡単、迅速、そしてスタンプは必要ありません。
手紙やメールの返信を1週間以上待たなければならない時代は終わりました。 封筒の重さを量り、請求書や手紙を入れるのに十分な切手を受け取るために、郵便局に緊急走行する必要はありません。 実際、多くの人々は封筒に宛てたり、米国郵便局を通じて手紙を送ったりすることすらなかった。
電子メールは、個人とビジネスの両方で最も簡単かつ迅速に通信する方法の1つになりました。 これは、常に信頼されている米国郵政公社がビジネスを続ける方法を見つけるのに苦労しているような現象になっています。
そのため、しばしば ネチケット と呼ばれる電子メールのエチケットが、現在の文化にとってホットなトピックであることは驚くことではありません。 電子メールは、アメリカの人口の大部分によって毎日送信されます。 ほとんどの企業では、1日を通して従業員と通信するために電子メールを使用しています。 ほとんどすべての家庭には、インターネットにアクセスできるコンピューターが少なくとも1台あり、それらの家庭内には、ママ、パパ、子供、10代、さらには祖父母がいます。これらのすべてまたはほとんどがメールを送受信しています。
私たちは、マイクロ波のインターネット主導の社会に住んでおり、親密で個人的なものであっても、誰も手書きの手紙を書くのに時間をかけたくありません。 それでも、電子メールが普通郵便よりもうまく機能する多くの状況があります。 メールのメモを作成する際に注意すべきエチケットの注意事項と注意事項を次に示します。
- 準備します。 電子メールの入力を開始する前に、それが最初のメモであるか応答であるかを問わず、自分が何を伝えたいのかを自問する必要があります。 要するに、執筆の目的は何ですか？ わかったら、送信する前に完成したメールを読んで、目的を達成したことを確認できます。 成績が良ければ、それを送ってください。 テキストが混乱している場合、過酷な場合、または不明瞭な場合は、おそらくもう一度開始する必要があります。 通信します。 このメールを受信する実際の人と通信していることに注意してください。 それを念頭に置いて、あなたは名前でその人に話しかけ、敬意を払うべきです。 これが受信した電子メールへの応答である場合は、メモの早い段階で質問や要求に対処するために時間をかける必要があります。 呼吸する。 落ち着きを失ったという何らかの点で、私たちは皆罪を犯しました。 あなたを怒らせたり怒らせたりするメールを受け取った場合、親切に応答しないでください。 高い道を歩み、領収書を確認するためにのみ応答するか、応答する前にしばらく時間がかかるので、落ち着いてよく考えたメッセージで返信できます。 電子メール（またはその他のコミュニケーション）に怒りを込めて返信したくない。 私たちが怒っているとき、私たちは意味を持たない、または言う必要のないことを言う（または書く）傾向があります。 メールが送信されると、永遠にそこにあることに注意してください。 透明になります。 件名は、受信者に連絡する理由を正確に表す必要があります。 メールの件名に関連するフレーズを使用します。 これは、ビジネス用のメールでも個人用のメールでも構いません。 たとえば、来週の訪問について母親にメールを書いている場合、件名には「あなたの訪問」のような内容が表示されます。 研究。 取引先にメールを送信する場合、姓と役職を使用するのが適切です。 調査を行い、受信者に正しく対処してください。 会社の社長は、Mr。TaylorまたはPresident Taylorのいずれかとして扱われます。 スペルチェック。 スペルチェックの使用は、書面で通信する場合に重要です。 エラーでいっぱいのメモを送信すると、それはあなたがずさんであるか、詳細に注意を払っていないことを伝えます。 常にスペルチェックを実行するか、自動修正するプログラムを使用してください。 次に、もう一度読み、使用する単語が別の単語に自動修正されていないことを確認します。 校正。 送信する予定の電子メールの迅速な校正を行うために必要な余分な数秒または数分かかります。 気まずい文章を編集したり、欠落している句読点を配置するには、この時間をかけてください。 音に注意してください。 メールが意図したものと異なる場合があります。 メールのトーンは非常に重要であり、メッセージと同じくらい重要です。 これは書面によるコミュニケーションであるため、あなたの口調が心地よく、あなたが言いたいことの本当の表現であることを確認する必要があります。 受信者はあなたの声でくしゃくしゃを聞くことも、あなたの顔に笑顔を見ることもできないことに注意してください。 あなたが書くすべてを序文にしたくない限り、あなたはどんな形であれ誤解されるかもしれない電子メールのどんな言語も避けるべきです。 短く甘くしてください。 メールを送信するときに小説を書かないようにしてください。 ほとんどの人は、メールであまり読みたくないのです。 電子メールが必然的に長い場合は、重要な概念を強調するか、箇条書きを使用するか、冒頭の段落で件名を要約することにより、受信者を助けてください。 よく通信します。 読者を混乱させたくないので、時間をかけて文章を明確かつ簡潔にしてください。 友だちにメールを送信している場合は、書くスタイルをよりカジュアルにすることができます。 ただし、これがビジネスコミュニケーションの場合は、適切な文法を使用し、専門性を低下させるような記号や絵文字の使用は避けてください。
電子メール通信は非常に人気があります。 ゴールデンルールに参加するために時間をかけると、洗練されたネチケットプロになるための長い道のりを歩むことができます。
