タスクに優先順位を付ける方法

ゲッティイメージズ

それで、あなたは毎日終わらせなければならないこれらすべてを持っています、そして、あなたのto-doリストはいっぱいです-あなたはどのように最初に、2番目と3番目に何をするかわかりますか？

ほとんどの人は、やりすぎで時間がないと感じています。多くの場合、その圧倒された感覚は、一見差し迫ったタスクをすべて優先順位付けできないことに起因します。 ToDoリストが1分ずつ長くなり、どこから始めればよいかわからない場合は、タスクを特定、評価、および優先順位付けする方法を次に示します。

1.リストを作成する

義務を重要度順に並べる前に、時間をかけて、必要な、または達成したいすべての包括的なリストを作成します。リストをさまざまなタイプのタスクのセクションに分割します。これらのカテゴリには次のものが含まれます。

毎日または毎週のタスク

これらは日常的な「やること」であり、個人的なもの（食事計画や食料品の買い物）または仕事関連（毎週のチーム会議）になります。すでに毎日のルーチンを実行している場合、これらのタスクに精通しています。作成していない場合は、作成するのがよいでしょう。含める内容はさまざまです。メールをチェックしたり食料品を購入したりする必要がないと感じる人もいれば、特定の時間または特定の日に特定のアクションを実行する構造化されたリマインダーに感謝する人もいます。

期限のあるタスク

これらは明らかに、特定の日付までに行う必要があり、事前に準備が必要です。例としては、3週間以内に期限が来る学校の論文や、6か月後に予定しているパーティーなどがあります。これらの種類のタスク（多くの場合プロジェクトと呼ばれます）は、後でより小さなコンポーネントに分解できます。たとえば、「紙を書く」は関連する本を読む、メモを整理する、アウトラインを書く、最初のドラフトを書くなどオン。

定期的なタスク

これらは、毎日または毎週の頻度では発生しませんが、一度きりのプロジェクトでもありません。定期的なタスクには、歯科医の予約または四半期ごとの税金の支払いが含まれます。

自発的な必要なタスク

これらは、あなたがしなければならないことがわかっているタスクまたはプロジェクトですが、誰もあなたを作ろうとしません。それらに、時間制限が組み込まれていることはめったにありません。あなたのスモールビジネスのウェブサイトを改善するか、新しいプライマリケアプロバイダーを見つけることを考えてください。

自発的な、必要なタスクではない

これらはより楽しいアクティビティであり、それにもかかわらず、他の、より明らかに必要なタスクがそれらを押し寄せるので、道端に落ちる傾向があります。楽しみのために読書をしたり、趣味に取り組んだりしてください。

いつかタスク

これらのタスクは、To Doリストの下部または頭の奥にありますが、通常はすぐに、またはこれまでに実行する必要はありません。例：ラジエーターをペイントします。

2.リストを整理する

すべてをリストしたら、最初に何をすべきかを把握し、スケジュールを整理できます。（紙、プランナー、アプリ、オンラインカレンダーなどで物理的にこれを行う方法は、自分に合った方法を選択して使用することよりも重要です。）以下にいくつかの基準を示します。について考える：

緊急または重要

すべてのタスクは、4つのカテゴリのいずれかに分類できます。緊急かつ重要なタスクは、できるだけ早く最初に行う必要があります。緊急ではあるが重要ではないタスクは、可能であれば委任できますが、そうでない場合は、スケジュールに十分な柔軟性と、ポップアップ時にそれらに対応するための余分な時間を含める必要があります。重要ではあるが緊急ではないタスクは、緊急にならないように事前に計画する必要があります。重要でも緊急でもないタスクは、潜在的に排除することができます。ただし、それらを楽しむ場合は、より厳しい義務で混雑しないように、スケジュールに組み込む必要があります。

価値の評価

タスクの価値はいくつかの方法で判断できます。 1つは、他の人が影響を受けているかどうか、そしてそれらの人があなたにとってどれほど重要であるか（あなたが同意した見知らぬ人のグループの意見よりも重要であることにあなたの上司の承認と子供の幸福長期的に成果を上げているタスクや、単にやりがいのあるタスクに高い価値を割り当てることもできます。

タスクの優先順位付けについて読むときに出会う可能性のある参考文献の1つは、80-20ルールまたはパレート原則です。これは、効果の80％が原因の20％に由来すると述べています。これはあなたにとって真実かもしれませんが、実際には何に時間を費やしていて、どの努力が報われているのかを確認するのは良い思い出です。

タイミングと柔軟性

機能するスケジュールは変更を可能にし、時間の制約を認識します。日々の優先順位付けと計画を立てる際には、現実的です。疑わしい場合は、特定のタスクにかかる時間を過大評価してください。

2つのタスクが同時に予定されている場合、どちらから開始するかは、最適な作業方法によって異なります。一部の人々は、より単純なタスクを邪魔にせずに、より複雑なタスクに集中することを好みます。他の人は、より困難なタスクを最初に開始し、先に進む前にその一部またはすべてを完了すれば安心できます。あるタスクまたはプロジェクトを最初から最後まで行ってから次のタスクに進む必要はありません。もちろん、そのように作業することで生産性が向上する場合を除きます。

毎日行う必要のあるタスクを最大3つに制限します。日には、より日常的な、または重要度や緊急度の低い、より小さなタスクを含めることもできますが、主要なタスクの負荷が高くなると、ストレスや失望につながる可能性があります。

優先順位は変わる可能性があることを忘れないでください。上司が今すぐ何かをする必要がある場合、以前の最初の優先順位はおそらく2番目に優先されます。柔軟性を確保するために、より多くの時間をスケジュールに組み込む理由はそれだけです。

3.バッチタスク

タスクのバッチ処理は、これらの厄介なすべてを行うタスクを実行するための最も効果的で効率的な方法の1つです。バッチ処理とは、単に、同じタイプのタスクを何度も繰り返してから別のタスクに切り替えることを意味します。最初のステップは、繰り返し行うタスクを特定し、それらに従うためのシンプルなワークフローを設定することです。次に、そのワークフローを使用して、これらのタスクに同時に取り組みます。

バッチ処理では、効率と生産性を向上させるために、「バッチ」で同様のリソースを必要とする同様のタスクを完了する必要があります。