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紙の山は苦痛であり、ホームファイリングシステムを管理するのは手間がかかります。 ただし、いつドキュメントが必要になるかわからないため、一部のドキュメントを保持する必要があります。
税金、領収書、銀行取引明細書、その他の重要な書類を保管するのにどれくらいの期間が必要ですか? 書類の種類はそれぞれ異なるため、シュレッダーを使用する前に書類をすべて十分に長く保管しておく必要があります。
実行可能なホームファイリングシステムの維持
実用的なホームファイリングシステムを作成するための1つの鍵は、受け取る用紙の量を削減することです。 これにより、細断処理またはファイル処理が必要な用紙の量を大幅に削減できます。 これは、迷惑メールを取り除き、電子請求書にサインアップし、チラシ、使用しないクーポン、読むことのないカタログ、またはあなたがあなたを知っているときにつかむ必要があると感じる他の短命を受け入れないことを意味しますそんなことはありません。
2番目のステップは、適切なメール管理システムが整っていることを確認することです。 着信時にメールをより効率的に処理するほど、ファイリング、シュレッディング、リサイクルの大きなセッションを行う必要が少なくなります。
電子システムをセットアップする
電子ファイリングシステムをセットアップしてペーパーファイリングをなくすことで、スペースを節約し、紙づまりを解消できます。 最近では、電子ファイリングシステムはこれまでになく簡単になったため、非常に理にかなっています。
開始するには、スキャナーとファイルを保存する場所が必要です。コンピューター上のフォルダーシステムとクラウド内のバックアップ、および外付けハードドライブです。 自宅やオフサイトでバックアップを作成すればするほど、重要なものを失うことを心配せずに書類の山を捨てる準備が整います。
さまざまな種類のドキュメント(家庭、税金、自動車、出生証明書など)に一般的なフォルダを設定します。電子ファイリングシステムは検索可能であるため、ドキュメントの保存についてあまり正確にする必要はありません。
次に、各ドキュメントをスキャンし、内容に従ってフォルダーに保存します。 お使いのコンピューターの検索機能ですばやく見つけられるように、それぞれに一意のファイル名を付けて説明してください。 また、ファイル名の最後に日付を追加すると、同じタイプのドキュメントを異なる期間から区別するのに役立ちます。 たとえば、ユーティリティ請求書utilitystatement.pdfを呼び出すのではなく、utilitystatement-Feb2019.pdfという名前を付けます。
また、さまざまなドキュメントをすばやく記録および保存するのに役立つ多くのアプリも利用できます。 多くはスマートフォンやタブレットで管理できるため、自宅のコンピューターの近くにいなくても書類(特に領収書)を取り除くことができます。
コピーを保存する
最も重要な文書については、専門家が複数のコピーを保管することをお勧めします。 つまり、1つのコピーをクラウドストレージに、別のコピーをハードドライブに保存することを意味する場合があります。 また、電子ファイルに1部、耐火金庫に1部のハードコピーを保管することも意味します。
永遠に保存する文書
多数のドキュメントを永久に保存する必要があります。 これらは、さまざまな理由で将来必要になる可能性のある最も重要なものです。 それらが安全な場所に保管され、コピーが安全であることを保証することで、必要なときに多くの時間を節約できます。
- 学歴:卒業証書、成績証明書、および将来の就職時に使用される可能性のあるポートフォリオ作業。パフォーマンスレビュー医療記録軍事記録パスポート退職および年金記録社会保障カードウィル
一定期間保管するドキュメント
一生の価値のある銀行の明細書と請求書が机の上に積み上げられていると想像してください。 たった10年後でも、そのスタックはとてつもなく大きいでしょう。 多くの種類のドキュメントがあります。ほとんどは財務上のもので、一定期間保存する必要がありますが、永久に保存する必要はありません。 しばらくの間、月ごとまたは週ごとに参照する必要がある場合がありますが、それらは単に混乱を生じさせる別の紙になります。
難しいのは、これらの種類のレコードをいつ削除できるかを知ることです。 すべてに対して良い答えはありませんが、それが何であるかに基づいて推奨されるガイドライン:
- 銀行取引明細書:1か月請求書:税金または保証に関連する1年間。 他のすべての請求書は、支払いが済んだらすぐに細断する必要がありますクレジットカードの請求書:支払いが済んだらすぐに細断しますリース:退去して家主から預金を受け取るまで保管してください。支払小切手および支払いスタブ:1年、またはその税年度のW-2申告書を受け取るまで。家電製品や電子機器などの主要な購入品の保証期間。 食料品や衣料品などの場合は、商品を返品する必要がないことがわかるまで領収書のみを保管してください。税務書類:7年間(提出書類とW-2や領収書などのすべての付属書類を含む)。ボート、車、またはオートバイが販売されるまで保管してください。
ドキュメントを削除する方法
ドキュメントの細断は、個人情報の盗難から身を守る主な方法です。 原則として、絶対にシュレッドする必要がある特定のドキュメントがあります。 これには、口座番号、生年月日、旧姓、パスワードとPIN、署名、および社会保障番号が含まれるすべてのものが含まれます。
ドキュメントがまだ「アクティブ」である場合(参照のためにドキュメントを保持する必要があります)、トピックごとにホームファイリングシステムに配置します。 使用しなくなったら、それらを細断します。
細断処理するドキュメント
これらのドキュメントを使い終わったら、それらが不要になったら、お気軽に細断してください:
- ATM領収書銀行取引明細書出生証明書のコピーキャンセルおよび無効化された小切手クレジットカード請求書クレジットレポート運転免許証(期限切れ)識別情報を含む雇用書類期限切れのパスポートおよびビザ投資口座番号法律文書投資、株式、および資産取引署名付きのアイテム(リース、契約、手紙など)歯科記録社会保障番号のある紙パスワードまたはPIN番号支払いスタブ事前承認されたクレジットカードアプリケーション口座番号、クレジットカード番号、またはその他の識別情報を確認する領収書税務フォーム識別情報を含む写し旅程表使用済み航空券チケットインターネットなど)
書類など、他のすべては、ただリサイクルできます。 これらの文書をチェックできるように、柔軟なファイリングシステムを設定してください。 また、保存したドキュメントを定期的に確認する習慣を身に付けることもお勧めします。 請求書を支払うとき、税金を申告するとき、または同様の繰り返しのタスクを処理するときに忘れないようにして、書類が手に負えなくなるようにしてください。