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メールを視覚的に整理することはできないため、メールの管理方法を学ぶことは驚くほど困難な組織作業です。 ファイルを作成または破棄するには、すべてのドキュメントを読んでタッチする必要があります。 とは言うものの、始める最良の方法は、今すぐ飛び込んでやることです。
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ジャンクをダンプ
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迷惑メールの流入を停止して、受信するメールの量を減らします。
すべてのカタログの購読を解除します-はい、すべてです。 すでにオンラインでコンテンツを見つけることができます。 ほとんどの場合、購読を解除するための手順が記載された細かい印刷がありますが、オンラインで行うこともできます。 受信するジャンクメールの量を削減すると、メールの管理に費やす時間を削減できます。 環境にも良いです。
すべての購読を解除すると、メールボックスはしばらくの間ジャンクメールから完全に解放されますが、ゆっくりと再び蓄積し始めます。 継続的にメーリングリストから自分自身を削除するか、6か月ごとにしばらく時間を空けて、追加したリストから名前を削除します。
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スケジュールする
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ほとんどの人は仕事の後、ドアを歩いている間に郵便物を仕分けし、コートを片付けたり夕食の内容に注意を向けるために途中で止まることがよくあります。 このタスクに時間と注意を払うまで、メールを管理する衝動に抵抗してください。 その理由は次のとおりです。
- 玄関で仕分けをすると、その時点でメールを管理する準備ができていない可能性があります。 適切なツールと注意が必要であり、各ピースの使用方法または廃棄方法を決定します。必要のない場合は、1枚のペーパーに2回以上触れないでください。 これが紙の管理を非常に疲れさせるものです。毎回それを読む必要があります！ 管理して破棄する準備ができるまで待ちます。
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適切なツールを使用する
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メールを破棄、リサイクル、または返信するための適切なツールを手元に用意してください。 これも：
- シュレッダーリサイクルビンファイリングシステムとカレンダー
シュレッダーとごみ箱を別々の部屋に置かないでください。 すぐに行動を起こすことができるように、彼らはあなたが働いているときにあなたの隣にいるべきです。 このようにして、家中にリサイクルされて細断される紙の山がなくなります。
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システムを確立する
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郵便物ごとに3つの終了ゲームがあります。
- 現在または最終的に注意が必要なメールで対処してください 。 アーカイブ、応答、即時アクションなどのカテゴリに分類します。自分にとって価値がなく、自分の名前以外の識別情報がないジャンクメールをリサイクルします。および住所。 これには、社会保障番号、生年月日、クレジットカードの提供などが含まれます。
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それを保つ
コンテナ店
システムがダウンしたので、それを維持する必要があります。 毎日郵便物の仕分けに専念する時間がない場合は、机の受信箱、玄関の近く、またはキッチンのカウンターの隅に置きます。 重要な情報を見逃さないように、1週間に1〜2回時間をかけて各メールを分類することを計画してください。
