ポートラ/ゲッティイメージズ
数人以上の人がいるほとんどの組織は、内部および外部の通信の両方に対して強力な通信戦略を立てる必要があります。 ポリシーの変更、日々の手順、または日中の何かに関する通知であっても、従業員は重要なことを知る必要があります。
これには、オフィス移転の計画の作成と、移動チェックリストの作成も含まれます。
オフィス移転の計画には非常に多くのステップがあり、コミュニケーションを検討する時間すらないと考えるかもしれませんが、従業員とクライアントの両方を意識させるしっかりした戦略を作成するために、1、2日かかる必要があります今後の変更の。
非常に重要なことは、従業員が移動の影響を最も受ける可能性が高いため、従業員が移動に直接関与し続けることです。
主要な内部メッセージ
重要なメッセージには、タイミング、梱包、オフィスの閉鎖、新しいオフィスのレイアウト、および新しい場所に関する詳細を含める必要があります。
- タイムライン ：移動の重要なステップをすべてリストし、誰もがいつ何を期待できるかを確認します。 梱包の手順 ：移動のためにオフィスまたはキュービクルを梱包する方法に関する手順をスタッフに提供します。 これには、梱包材の入手場所、梱包の責任、および期限を含める必要があります。 オフィス閉鎖の事前通知 ：移動中は、オフィス機器と家具の最終梱包と移動を可能にするために、オフィスを閉鎖する必要がある場合があります。 スタッフがこれらの日付と、移動中にビジネスを継続するかどうか、どのように継続するか、またこれが勤務スケジュールとワークロードにどのように影響するかを確認してください。 新オフィス計画 ： スタッフは、新しいスペースがどのように見えるか、オフィスがどのように設置されるかについて早期に知りたいと思うでしょう。 彼らはまだ自分のスペースを持っていますか、それともキュービクルまたはオープンフロアプランになりますか？ ワークスペースがどのように変化するかをスタッフに知らせる方法を必ず作成してください。 新しい場所、駐車場、通勤オプション ：新しい場所への交通手段を準備できるように、新しい場所について必要なすべての情報をスタッフに提供します 。
目的をスタッフに伝える方法
メッセージの配信方法は、メッセージの種類によって決定する必要があります。 たとえば、タイムラインは会社のイントラネットを介して簡単に配信できます。 一方、オフィスの閉鎖は、質問に回答できるようにスタッフ会議で提示するのが最適です。
- イントラネット ： イントラネットを持つ企業または組織にとって、これは通常、ほとんどのメッセージに最適なプラットフォームです。 すべての従業員に届くファイルと情報を簡単に更新できます。 対面会議 ：メッセージが何であれ、スタッフ会議は発表を行い、スタッフが完全な議論をする機会を与えるのに適した場所です。 会議時間を使用して、情報がどのように伝達されるかを確認し、スタッフが常に情報を入手できるようにします。 電子メール ：電子メールは簡単ですが、情報を中継する最良の方法とは限りません。 必要なときに情報を見つけることができないほど多くの電子メールを送信したくない場合。 電子メールを使用する場合は、情報の入手先を知らせるためにのみ使用するようにしてください。 共通フォルダー ：イントラネットがない場合は、誰でもアクセスできるネットワークドライブに共通フォルダーを作成します。 掲示板 ：物理的なスペースを使用して情報を投稿できます。 人々は頻繁にチェックすることができ、また、人々が懸念事項を集めて議論する場所を提供します。
